Shipping Instruction (SI) là gì? Tại sao cần submit SI?

Shipping Instruction (SI) là gì? Tại sao cần submit SI?

Hướng dẫn vận chuyển (Shipping Instruction) là một tài liệu do nhà xuất khẩu (Shipper) hoặc agent cung cấp cho bên vận chuyển (Carrier), bao gồm các chi tiết về hàng hóa sẽ được vận chuyển, các bên liên quan và các yêu cầu đối với việc vận chuyển hàng hóa đó. Hướng dẫn vận chuyển được bên vận chuyển sử dụng để tạo Vận đơn (Bill of lading).

 

 Thông tin cần khai báo

  1. Số Booking, tên tàu và số chuyến (Vessel / voyage)
  2. Thông tin nhà xuất khẩu (Shipper)
  3. Thông tin nhà nhập khẩu (Consignee) và  thông tin của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
  4. Mô tả hàng hóa xuất khẩu (Cargo description)
  5. Số lượng Container, loại container
  6. Số lượng hàng hóa (Quantity)
  7. Trọng lượng tịnh (Gross weight), VGM và CBM (1CBM = 1m3)
  8. Cảng bốc hàng (Port of Loading)
  9. Cảng xếp dỡ (Port of Discharge)
  10. Thời gian giao hàng (ETD)
  11. Địa điểm giao hàng (Final Destination)
  12. Phương thức thanh toán cước vận chuyển (Prepaid hoặc Collect)
  13. Loại Bill (B/L type): Original Bill (OBL); Surrender (Telex release) hoặc Sea waybill (SWB)
  14. Các hồ sơ bổ sung khác (Nếu có)

 

1.1. Shipping Instruction
​​​​​​

 

Vai trò và nghĩa vụ của các bên

  • Nếu công ty xuất khẩu (shipper) đặt booking trực tiếp với hãng tàu thì việc Submit SI sẽ do chính Shipper trực tiếp gửi tới Carriers.
  • Nếu Shipper đặt booking qua Forwarder thì shipper sẽ gửi SI cho Forwarder, sau đó Forwarder sẽ gửi SI này đến hãng tàu qua e-mail hoặc submit trực tiếp trên website của hãng.

Nếu Shipper gửi SI quá muộn khi đã qua Closing time (có thể hiểu là deadline gửi SI) thì có thể bị phạt, nặng hơn có thể dẫn đến việc rớt hàng. 

Thông thường, Forwarder/Hãng tàu sẽ liên hệ yêu cầu Shipper gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ. Nếu bạn là shipper, hãy chú ý tới closing time lô hàng của mình, còn nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình gửi SI sớm để kịp thời gian Submit lại với hãng tàu.

Vai trò của Shipping Instruction trong vận chuyển hàng hóa


Khi đặt booking, hãng tàu dù đã nhận vận chuyển nhưng vẫn chưa biết rõ về hàng hóa cũng như mong muốn của bạn có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp hay không.

Bên cạnh đó, việc cung cấp thông tin hàng hóa và những yêu cầu đặc biệt (Ví dụ với hàng nguy hiểm) giúp hãng tàu chuẩn bị cho vận chuyển tốt hơn. Điều này hạn chế tối đa các rủi ro cũng như là căn cứ để làm rõ trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Việc gửi SI đảm bảo Carrier vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của shipper, thống nhất các thông tin, chứng từ, thủ tục. Cho nên dù là hàng container hay hàng lẻ thì shipper đều phải gửi SI.

Khi Shipper gửi SI tới hãng vận chuyển/ Forwarder, các đơn vị này sẽ sử dụng thông tin trong đó để làm Bill of Lading nháp (Vận đơn nháp). Bản nháp sẽ được gửi lại cho khách hàng check và xác nhận thông tin trên bản nháp Vận đơn đó.

Khi nhận được Bill nháp, khách hàng phải kiểm tra lại thật kỹ và xác nhận các thông tin trên Draft B/L, nếu Draft Bill đó được xác nhận, thì những thông tin đó sẽ xuất hiện trên bill gốc mà hãng tàu phát hành.

B/L (Bill of lading): Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tại cảng đích với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận. 

Bình luận